Las ventajas de la firma electrónica para un negocio

Por Antoine Kerfant
Fuente: Crear Mi Empresa

Todos somos conscientes de la gran evolución que estamos viviendo en las formas de comunicarnos y de recibir información. Hemos dejado de usar el papel en muchas de nuestras interacciones. Uno de los adelantos tecnológicos que favorecen la digitalización de los intercambios empresariales es la desmaterialización de la firma. Merece la pena pararse un momento para explicar qué es la firma electrónica y cuáles son sus ventajas para un negocio.

¿Qué es la firma electrónica?

Durante numerosos siglos, los seres humanos han apuntado a mano una inscripción personalizada, generalmente basada en sus nombres y apellidos, para certificar su acuerdo respecto al contenido de un documento. Todos conocemos la firma manuscrita, sus representaciones diversas, que van desde garabatos indescifrables hasta caligrafías muy elegantes.

La necesidad de un formato 100% electrónico

Cuando la digitalización llegó al mundo de los documentos que requerían una firma, la primera solución que se imaginó fue escanear los documentos, partiendo de unos ejemplares en papel previamente firmados a mano. Pero no era una solución satisfactoria, y no aportaba una respuesta completamente electrónica, ya que obligaba a tomar varios pasos intermedios. Era necesario inventar una firma digital que pudiese simplificar el proceso.

El concepto de firma electrónica

En la Unión Europea, la definición y regulación del concepto de firma electrónica está contemplada dentro del Reglamento Nº 910/2014. El texto define la firma electrónica como los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.

Al igual que cuando pones tu firma manuscrita en un papel, cuando usas una firma digital, estás indicando tu intención de aceptar el contenido de un documento, o de otro tipo de información digital. Es decir que se trata de un concepto legal, que demuestra tu intención como signatario de quedar obligado por los términos del documento firmado.

Las ventajas de la firma electrónica para tu negocio

Garantía legal

Puesto que una firma es antes que nada un concepto legal, es importante saber que las soluciones de firma electrónica permiten una trazabilidad completa del proceso de firma. Se crea un registro con todas las pruebas digitales de la firma, tales como fecha, hora, nombre del firmante, dirección IP, y más garantías. En el caso de una firma electrónica avanzada, se identifica inequívocamente al firmante y se garantiza la integridad del documento firmado. Todo eso es muy importante para poder luego demostrar la legalidad y veracidad de las firmas en cualquier conflicto legal.

Ahorro de tiempo y dinero

Poder firmar un documento digital directamente desde cualquier dispositivo supone un gran ahorro de tiempo en cualquier área, tanto en el proceso de ventas, en la contratación de personal o para otras funciones de la empresa. Esa mayor eficiencia representa también un ahorro económico, puesto que los trabajadores requieren menos tiempo para realizar las mismas tareas. Y, como ya no hace falta imprimir los documentos ni mandarlos por correo o mensajería, el ahorro es aún mayor.

Mejor experiencia para clientes y empleados

Todas las personas que interactúan con tu empresa prefieren tener una experiencia fluida y rápida que ponerse a escanear documentos y perder tiempo en procesos administrativos. Así que, con el uso de la firma electrónica, una de las grandes ventajas es poder ofrecer una mejor experiencia, tanto a clientes como a empleados y terceros varios, mejorando la imagen de tu empresa, y posiblemente creando mejores oportunidades de negocio.

Menor impacto medioambiental

Cuidar el planeta es una prioridad para todos. Con la firma digital, no solo evitas gastar innecesariamente papel, tinta o energía. Como ya no hace falta mandar documentos físicos por mensajería o correos, también se reduce el impacto medioambiental de tu empresa en materia de transporte y combustible.

Puedes probar a firmar digitalmente

Si nunca has firmado un documento digital, puedes hacer un test de firma online y comprobar qué fácil es firmar con el dedo o ratón con Signaturit, una compañía especializada que tiene en su web una herramienta para probar la firma electrónica. Lo cierto es que todavía hay bastantes personas que no están familiarizadas con este tipo de soluciones. Estoy seguro de que, en un futuro cercano, lo veremos como algo obvio y natural. Por eso se agradece que haya una opción para probar gratis y confidencialmente cómo funciona la tecnología.

Author: Redacción

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